Como empezar a implantar los sistemas en tu negocio (Segunda Parte)

En la publicación anterior te hablé de como empezar a implantar los sistemas en tu negocio.
En ésta vamos a comenzar a ver con más detalle el inicio del proceso de sistematización de tu negocio.

Lo primero que hay que hacer es documentar lo que cada miembro del equipo hace. Cuando iniciamos el proceso de documentación de las tareas que ejecuta cada empleado en su puesto de trabajo, lo que tenemos que hacer es anotar las tareas que ejecuta cada persona en su área de trabajo. Habrá tareas diarias, semanales y/o mensuales. Deberán quedar anotadas de esa manera. El objetivo es saber con exactitud que ocurre en el día a día de la organización, como funciona. Y que además si tuviésemos que hacer una fotografía de lo que ocurre en una semana o un mes, lo supiésemos con mirar detenidamente ésta documentación.

Esta información recogida será de gran valor para poder crear e implantar sistemas que mejoren los flujos y las cargas de trabajo de cada puesto laboral dentro de la empresa.

Para la realización del proceso de documentación se pueden emplear diversos métodos que incluyan los siguientes:

•   Entrevista con miembros del equipo.
•   Pedirles a los miembros del equipo que escriban un informe detallado de las tareas que realizan dentro de la empresa.
•   Observar a los miembros del equipo.
• Grabar videos a los miembros del equipo realizando sus tareas.

Con la información recogida se procede a realizar la documentación de cada puesto. Lo ideal es que una vez terminada, se le muestre a los trabajadores de cada puesto la descripción de las  tareas y roles descritas para que le den su aprobación o sugieran alguna corrección, en el caso de que hayamos  cometido algún error al redactar el documento. Con esto conseguimos su feedback, y una reflexión más exacta de lo que ocurre en sus áreas de responsabilidad.

En la siguiente publicación te seguiré hablando de cómo sistematizar tu negocio.

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